Antes de seguir creando entradas donde mencione G Suite educación o Google Apps para educación —como se llamaba anteriormente— conviene tener claro qué es y qué ventajas tiene con respecto a una cuenta de GMail estándar. G Suite (Google Suite) es el nombre que da Google a la plataforma que incluye todas las apps con importantes ventajas para centros educativos, entidades sin ánimo de lucro o empresas.
Teniendo en cuenta que Google es el proveedor de correo electrónico más utilizado actualmente, es probable que tengas una cuenta de correo electrónico en Gmail. Esta cuenta, nos permite acceder todo el abanico de Google apps sin tener que crear otra cuenta, como Youtube, el Calendario Calendar, el almacenamiento en la nube con Drive, etc.
Pues bien, además, es posible crear cuentas corporativas, que serían similares a las cuentas de GMail pero @tudominio.com. De este modo, podemos tener una cuenta de correo con el dominio de una empresa o centro educativo, en nuestro caso, @tuinstituto/tucolegio.com. Este sería el “nombre” de la cuenta, pero a la hora de operar, lo que hay «por debajo» sería como una cuenta de Gmail. Además de esto, vamos a ver que estas cuentas conllevan una serie de ventajas que las hacen más potentes que la cuentas estándar.
En esta entrada encontrarás:
Ventajas de Google apps para educación
Como decíamos, una cuenta de GSuite para educación se diferencia en la posibilidad de personalización de las cuentas y además ofrece otra serie de ventajas. A continuación voy a mencionar algunas de estas ventajas enfocadas al ámbito educativo:
- Se dispone un panel de administración. Desde este panel, además de configurar todos los ajustes de la plataforma, el administrador puede dar de alta o baja usuarios para el dominio del centro, tanto alumnos como profesores.
- Los estudiantes menores de 14 años, pueden disponer de una cuenta de correo electrónico, algo que no podría ocurrir legalmente si no es bajo una cuenta de una institución educativa. En estas cuentas no se incluye publicidad y existen múltiples opciones para velar por la privacidad de la información.
- Almacenamiento ilimitado en la nube. Una cuenta estándar ofrece 15GB. En este espacio va incluido el almacenamiento de Drive y el correo electrónico. Con una cuenta de educación podemos guardar todo lo que queramos sin límite. Además la configuración incluye multitud de opciones para compartir archivos garantizando la seguridad.
- Disponibilidad de Google Classroom con todas sus características. Aunque ya está disponible también para las cuentas GMail, la versión GSuite incluye algunas ventajas que no tiene la cuenta estándar. Por ejemplo, con una cuenta Classroom de GSuite, tenemos la posibilidad de programar informes automáticos para padres y tutores, lo cual no es posible desde una cuenta estándar. Al final de este artículo hablaré un poco más de esta aplicación.
- Para hacernos una idea de la potencia de estas herramientas, una cuenta de estas características para una empresa, costaría alrededor más de 50€ al año por usuario. Esto supondría varios miles de euros anuales en el caso de crear cuentas para el profesorado y mucho más si además se crean cuentas para cada alumno. En el caso de las cuentas educativas, todo ello es totalmente gratis.
Cómo obtener una cuenta G Suite para educación gratuita
Rellenar la solicitud
El principal requisito que se debe cumplir para poder solicitar una de estas cuentas es, según Google, ser «Un centro de educación primaria, secundaria o superior, sin ánimo de lucro y autorizado por un organismo de acreditación reconocido.»
Si cumplimos con lo anterior, podemos solicitar una cuenta de Google Suite para educación. Para ello, debemos rellenar un formulario con una serie de datos.
Verificar el dominio
El siguiente paso, una vez está aceptada nuestra solicitud, es demostrar que somos los propietarios del dominio al que hacemos referencia (tucentro.com). El método más habitual para esta comprobación, es colocar un fichero de texto que contiene un código en la raíz del dominio. De esta manera, Google puede acceder al mismo y verificar el dominio.
Migrar correo electrónico
En caso de que anteriormente estuviésemos utilizando otro proveedor para las cuentas de correo electrónico, debemos hacer una migración desde el panel de configuración de el anterior proveedor a Google, para comenzar a recibir y enviar los correo utilizando la plataforma de GSuite. En el siguiente enlace tienes información sobre cómo migrar el correo electrónico desde otro proveedor a Google Suite.
Configurar la plataforma y crear usuarios
Una vez se han realizado correctamente todos los pasos anteriores ya podemos empezar a utilizar la plataforma. Debería haber una persona con el rol de administrador que será la encargada de configurar la plataforma y dar de alta los usuarios, crear grupos, etc. Por seguridad, solamente se permite un usuario con el rol de administrador.
Principales aplicaciones de Google Suite
Google apps para educación, es todo un conjunto de aplicaciones que podemos utilizar a partir de una única cuenta en GSuite. A continuación vamos a ver algunas de las apps más destacadas.
GMail
Gmail es un gestor de correo electrónico seguro y eficiente. La base de una cuenta de Google, es GMail y en el caso de GSuite para educación no es diferente. Todas las cuentas GSuite independientemente del dominio, tienen acceso a GMail de la misma forma que una cuenta stándar. Dicho de otro modo, para acceder al correo electrónico de @tucentro.com, el acceso se hace de la misma manera que si la cuenta fuese @gmail. Posteriormente, nos encontraremos una interfaz igual que la del resto de cuentas, con la diferencia de que podemos personalizarla incluyendo nuestro logotipo, que sería sustituido por el de Google.
Google Drive
Google Drive es el servicio de almacenamiento en la nube. Existen muchas otras aplicaciones del mismo estilo como Dropbox, Ondrive, etc. Además del almacenamiento en la nube, Google Drive integra toda la suite ofimática, en la que se incluyen los Documentos de Google como un procesador de texto, Google Slides como gestor de presentaciones con diapositivas o Google Sheets como hoja de cálculo. Además de las aplicaciones que vienen por defecto, podemos añadir aplicaciones de terceros para tenerlas disponibles en el mismo lugar.
Google Classroom
Google Classroom es una plataforma de gestión del aprendizaje (LMS) muy sencilla, pero la vez muy útil. Permite colgar apuntes y anuncios, poner notas a ejercicios y exámenes, proponer tareas y controlar su entrega, etc. Una de las principales ventajas que tiene, es que todo el sistema está perfectamente integrado con el resto de aplicaciones como Drive, Docs o Calendar. Como el resto de aplicaciones de Google, Classroom tiene su propia app móvil. El hecho de estar en formato aplicación móvil, nos permite sacar un gran partido al servicio de notificaciones.
Google Calendar
Este gestor de calendarios permite realizar multitud de tareas que nos ayudarán a ganar mucho en productividad. Entre ellas cabe mencionar:
- Hacer time blocking.
- Crear avisos y notificaciones de eventos, tanto en ordenador como dispositivos móviles.
- Compartir calendarios de tal manera que todos los usuarios suscritos vean los eventos que se van añadiendo.
- Crear calendarios de reserva de espacios (para reservar aulas por ejemplo), etc.
Esta herramienta puede sincronizar con la mayor parte de aplicaciones de calendario de terceros, aunque también tiene la suya propia. Por supuesto, al igual que las demás, se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de la plataforma.
Google Sites
Google Sites permite crear sitios web de una manera sencilla y totalmente gratis. Estos sitios, se pueden utilizar de mucha formas, como web de centro, como portfolio de trabajo de los alumnos, como web de aula, etc.
Una información fantástica
Muchas gracias Eneko, me alegra que sea útil 🙂
Hola, estoy intentando organizar Gsuite para mi centro, he hecho todos los pasos pero al subir usuarios solo me permite subir 10.
Y pone algo del periodo de prueba termina en 14 días, no lo entiendo, se supone que es gratuito para educación conchi
Hola Conchi. Has asociado el dominio de tu centro ya y demostrado su titularidad? Si es así, ahora mismo no sé qué puede estar pasando, te sugeriría que contactes con el servicio técnico de GSuite, que es bastante bueno. Te llaman por teléfono y te ayudan con ello hasta que esté resuelto.
Ya me contarás.
A mi me pasó lo mismo y a la semana me mandaron el correo ya con un «upgrade» o sea que ya no es la versión de prueba, ya autorizaron mi centro educativo y verificaron la autenticidad, por lo que ya pude ingresar a todos mis profesores.
Hola, yo cre´´e un dominio gratuito en g suite y ahora se me a eliminado la cuenta porque mi centro no tiene ningún dominio. mi duda es ¿tenemos que pagar por un dominio? ¿No te lo da google gratis por ser un centro educativo?
Es que todo esto es nuevo para mi y mi cole y no tengo ni idea.
No tenemos página web , solo un blog y facebook.
Hola, sí se necesitaría tener un dominio. Con la cuenta GSuite tendrías todo gratis salvo el dominio. El dominio costaría alrededor de 10€ al año. Hay muchas empresas que los comercializan.
Un saludo.
perdón por el Ha eliminado que se ha comido la h
Amigo estoy citando tu publicación en una investigación pero no ubico la fecha completa de publicación del post. Podrías ayudarme por favor.
Claro que sí. Te he escrito un email. Gracias por citar la fuente.
Es una excelente oportunidad poder usar esta opción de ayuda para recibir las clases de mi escuela via internet, ahora con la crisis del covid19
gracias.
Me alegro de que te sea útil Tania.
Saludos.
Hola.
Si una Institución educativa compra un dominio y sólo lo compra para una sola cuenta de usuario (que puede ser la del administrador). ¿Ese solo administrador puede autorizar a profesores para que den clases en Classroom?
¿Esos profesores pueden usar sus gmail personales para ingresar o ellos también necesitan comprar su dominio?
¿Los estudiantes a los que les va a dar clases también tienen que comprar dominio de correos propios?
Hola Javier,
No entiendo muy bien a que te refieres con que el dominio es para una sola cuenta de usuario. El dominio digamos que es el nombre en internet de tu escuela «escuelarequetetic.com» por ejemplo. Es decir, no se asocia a una cantidad de usuarios, solo es un nombre.
A partir de ahí, tu colegio puede crear la cuenta GSuite gratis, con tantas cuentas como sea necesarias. No necesitas más que un dominio.
Los profesores tendrían cuentas con ese dominio, del tipo profesor@escuelarequetetic.com. Esas cuentas serían independientes a sus cuentas personales y son las que tendrían que utilizar para contar con lo que ofrece GSuite.
Espero haber respondido a tus dudas.
Un saludo.
Hola Javier
Resulta que a nosotros nos llego una invitación para subscribirse a la plataforma GSuite Education , debido a que el Ministerio de Educación hizo un acuerdo con GSuite para usar esta plataforma gratuitamente, nos subscribimos y verificamos nuestro dominio , pero pasamos a una periodo de prueba de 14 días y podemos tener 11 usuarios como máximo y necesito saber que pasos tengo que realizar a continuación para obtener la plataforma completa y gratuita para centro educacional, me dice que en 4 días caducara mi subscripción.
Hola Rodin, en ese caso lo mejor es que te pongas en contacto con Google. Cuesta un poco encontrar el contacto de atención al cliente y ahora mismo ya no recuerdo donde está el enlace, pero yo en su día contacté con ellos por unos problemas que tuve y me atendieron telefónicamente muy bien.
Buenas tardes
Quisiera preguntarle si a los alumnos también se les crea una cuenta de correo con el dominio que se adquirió o es solo para los docentes.
Si es necesario crear la cuenta de los alumnos es posible realizarlo de manera masiva.
Hola Jeferson,
Es posible crear cuentas tanto para alumnos como para profesores. El hecho de hacerlo o no ya depende de la política de cada centro, hay centros que las crean solo para los profesores y otros que las crean para ambos, incluso para padres también. Personalmente, creo que tiene sentido crearlas para los alumnos también, para usar Classroom por ejemplo.
Respecto a la segunda pregunta, sí se pueden crear en lote. Se puede cargar un archivo CSV.
Un saludo.
Buenas tardes, una pregunta más respecto éste tema si nuestro centro tiene ya G Suite For Education y queremos usar Classroom a través de G Suite ¿se les puede dar permiso a las clases a los alumnos con su cuenta personal de Gmail? ¿O es necesario que tengan una cuenta de nuestro dominio con G Suite? Otra duda, ¿si un docente tiene ya clases hechas en su cuenta personal de Classroom, se pueden pasar esas clases a nuestro Classroom de G Suite? ¿se pueden traspasar? Saludos, Karen.
Hola Karen, no se pueden transferir clases de una cuenta personal a una cuenta GSuite, por lo que si vais a usar una cuenta educativa, os recomiendo que lo hagáis todo en GSuite directamente. Los alumnos si pueden unirse desde Gmail. Saludos.
buenas noche he comprado un dominio para la unidad educativa donde trabajo con esta pandemia estamos dando clases virtuales pero el programa de g suite for education solo me permite añadir 9 usuarios por favor ayúdame a resolver esto he pagado por le dominio.
Hola Mary, no entiendo por qué solamente te dejará crear 9 usuarios. Te recomiendo que contactes con el servicio técnico de Google para que te ayuden a solucionarlo.
La Unidad en que trabajo pertenece a una institución pública (Ministerio de Salud), esta Unidad entre sus funciones tiene la de capacitaciones técnicas, ¿Puedo calificar para G Suite?. Tenemos el dominio de esta entidad de gobierno salud.gob.sv.
Hola Juan, en principio está disponible para entidades educativas y también para ONGs y entidades sin ánimo de lucro. En vuestro caso concreto no te sabría decir con seguridad, lo mejor es que preguntéis a Google o bien solicitéis la cuenta directamente para ver qué os dicen.
Un saludo.
Hola!
En el instituto me cobran 28 euros por una licencia de Google para administrar el dispositivo. Esto no vendría incluido en G suite for education?
Gracias.
Hola Arturo,
Google en principio te proporciona las herramientas sin coste de licencia para centros educativos. La administración de estas herramientas la tendrá que hacer alguna persona y el cobrar o no por ello ya depende de la política del centro. Un saludo.
Hola, al inicio del formulario de registro de gsuit for education pide sitio web del centro educativo, pero luego te permite comprar un dominio, mi colegio no tiene sitio web. Si completo el formulario y adquiero el dominio de 12 $us, este remplaza el sitio web?, o ademas debo tener otro dominio de go daddy por ejemplo y otro hosting y crear un sitio web? Gracias
Hola Alejandra, en principio el dominio debería ser suficiente. No necesitas contratar un hosting.
Un saludo.
Abrí la cuenta de Gsuit for education, compré un dominio al momento de registrarme, recibí un correo con los requisitos y documentos, pero no se a donde se deberán enviar o si google me contactará para enviarlos y me preocupa que no me vayan a aceptar la cuenta. ¿Qué debo hacer? Ya pasaron 12 días y temo que me la cancelen.
Hola Ade. Si requieren que verifiques información imagino que se pondrán en contacto contigo mediante email, no conozco ningún caso en el que hayan cancelado una cuenta sin previo aviso. Espero que haya ido bien. Un saludo.